Голливудские фильмы, повествующие о шикарной жизни финансовых воротил, растиражировали мнение, что деловые встречи высшего уровня обязательно проходят в местах отдыха. Это или дорогой ресторан, или гольф клуб, или теннисный корт, или даже личная яхта одного из участников. В реальности места отдыха, как упомянутые, так и любые другие, используются, чтобы отметить заключение сделки или просто приятно провести время после плодотворной работы. Сами же места заключения сделок подбираются более строго: это всегда офисы, рабочие кабинеты сторон или специальные комнаты для переговоров.
Место проведения переговоров имеет прямое отношение к серьезности предмета обсуждения, поэтому попытка затеять важное обсуждение в ресторане может быть принята за легкомыслие.
Процесс
В каждой стране свои основные правила делового этикета, стандарты и требования к процессуальности официальной встречи, восходящие к культуре страны и традициям населяющего ее народа. Чем экзотичнее страна, тем больше тонкостей может предполагать ее уникальный деловой этикет, поэтому продумайте свою встречу заранее, если собираетесь вести бизнес с иностранцами.
Переговоры в западном варианте проводятся на территории одной из сторон, которая считается принимающей. Ведущий представитель принимающей стороны берет на себя инициативу начала переговоров, которые по этикету начинаются с отвлеченных бесед. Длительность непрерывного ведения переговоров составляет 40 минут, после чего в обязательном порядке делается перерыв.
Правила переписки
- Пишущий должен иметь четкое представление, кому он пишет. Нельзя писать абстрактному клиенту, абстрактному руководителю или коллективу в целом. Держите перед глазами человека, к которому обращаетесь, учитывайте его должность и круг полномочий, тогда вы сможете говорить на одном языке и быстрее договоритесь.
- Если, помимо главного, имеются другие адресаты, не обращайтесь в одном письме ко всем сразу, просто разошлите копии письма остальным.
- Письмо следует составлять структурировано, грамотно и лаконично. Обязательно должна быть указана тема письма, а начинаться оно должно с вежливого приветствия.
- Этикет деловой переписки предполагает обязательный ответ на письмо. Если вы не отправитель, а получатель, возьмите за правило всегда отвечать на емейлы, разумеется, если это не спам и не массовая рассылка, на которую по определению не следует отвечать.
Правила телефонных переговоров
- Подойдите ответственно к выбору времени. Если человек занят важными делами или находится в неподходящем расположении духа, вы ничего не добьетесь. Даже если ваш звонок настолько важен для него, что он не бросит трубку, то разговор в неудобное время доставит ему лишние неудобства и хлопоты. Нет универсального ответа на вопрос, когда нужно звонить. Это зависит от рода деятельности адресата и расписания его рабочего времени.
- Начинать разговор следует по схеме: поприветствовать -> представиться (организация, занимаемая должность, имя) -> спросить, в подходящее ли время вы позвонили. Можно поблагодарить за ответ или отметить, что разговор с собеседником приятен для вас, учтивость не бывает лишней.
- В телефонном разговоре должно быть исключено употребление слов с негативной окраской а-ля «проблема», «тревога», «беспокойство» и т. п. Даже с частицей «не» эти слова остаются раздражителями, поэтому «я вас не побеспокоил?» лучше заменить на «вам удобно говорить?», а «проблему» переименовать в «задачу».
- Речь переговорщика должна быть четкой, ни в коем случае нельзя пить или жевать во время разговора. Нельзя отвлекаться на других собеседников, следует свести к минимуму окружающие вас шумы, иначе они будут отвлекать вас обоих.
- Правило трех гудков: когда вам звонят, не хватайте трубку сразу, но и не заставляйте звонящего ждать более трех гудков.
Взаимодействие между сотрудниками
Каждая компания имеет собственные принципы делового этикета и устанавливает свои правила внутреннего общения, нацеленные на поддержание здоровой рабочей атмосферы, высокого уровня организованности и взаимодействия сотрудников. Чем крупнее компания, чем жестче и детальнее регламент, т. к. организация большого количества людей всегда требует выверенного подхода. Такие правила касаются дресс-кода, организации рабочего времени, иерархии и субординации, а также регламентируют многие внутренние процедуры.
Помимо официальных правил, всегда существуют негласные правила рабочих коллективов, которые устанавливаются самими сотрудниками. Это то что принято и не принято делать среди коллег. За нарушение этих правил вас никто не уволит, но чтобы стать полноценной частью коллектива, придется отдать дань уважения его традициям и порядкам.
Устное общение, правила приветствий и знакомств
- Всегда здоровайтесь первым, когда приходите в рабочее помещение.
- Речевой этикет в деловом общении предполагает, что при знакомстве на деловой встрече необходимо произносить свое имя полностью (имя + фамилия), называть организацию и занимаемую должность.
- При знакомстве подчиненного с начальником первым представляют подчиненного.
- Если вас знакомят с человеком, то рукопожатие должно быть его инициативой и наоборот.
- При первом разговоре личные вопросы неуместны, говорить следует на нейтральные или на деловые темы.
- Комплименты в деловой среде должны быть сдержанными: вы выражаете собеседнику уважение и расположение, а не льстите и не заискиваете, неумеренно восхищаться тоже не следует.
- Уберите из деловой речи все слова с негативной окраской (см. аналогичное правило в разделе правил телефонных переговоров).
- В деловой среде следует обращаться друг к другу исключительно на «вы». Даже если при переговорах присутствуют ваши близкие друзья, вы все равно не более чем коллеги до конца переговоров.
- Называйте собеседника по имени как можно чаще, но в разумных пределах. Это один из лучших способов вызвать расположение к себе.
